Je BTW-nummer aanvragen

Belangrijkste punten

• Je BTW-nummer (BTW-identificatienummer) wordt automatisch uitgegeven na je KVK-inschrijving — je hoeft niet apart een aanvraag te doen.
• Het komt per post binnen ongeveer 2 weken na je KVK-inschrijving.
• Het formaat van het BTW-nummer is: NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers (bijv. NL123456789B01).
• Je moet je BTW-nummer op elke factuur en op je website vermelden.
• Je begint BTW te berekenen vanaf je startdatum als ondernemer — niet vanaf de datum dat je het nummer ontvangt.

Hoe je je BTW-nummer krijgt

Wanneer je je bedrijf inschrijft bij de KVK (Kamer van Koophandel), stuurt de KVK je inschrijving automatisch door naar de Belastingdienst. De Belastingdienst:

1. Beoordeelt je inschrijving
2. Kent je een BTW-nummer toe
3. Stuurt je een brief per post met je BTW-gegevens

Je hoeft niet apart contact op te nemen met de Belastingdienst of aanvullende formulieren in te vullen. Het proces is automatisch.

BTW

De twee nummers die je ontvangt

De brief van de Belastingdienst bevat twee verschillende nummers:

Tijdlijn: wat je kunt verwachten

Wat als het langer duurt?

Als je je BTW-nummer niet binnen 3 weken hebt ontvangen:

1. Controleer Mijn Belastingdienst Zakelijk — je nummer kan daar al zichtbaar zijn
2. Bel de Belastingdienst (BelastingTelefoon: 0800-0543, gratis vanuit Nederland)
3. De vertraging kan te maken hebben met aanvullende controles op je inschrijving

Kun je al beginnen met werken voordat je je BTW-nummer hebt?

Ja. Je kunt beginnen met werken en factureren aan klanten vanaf je startdatum als ondernemer, zelfs voordat de BTW-brief arriveert. Zo ga je hiermee om:

• Stuur facturen met de opmerking: "BTW-nummer in aanvraag — wordt na ontvangst verstrekt"
• Zodra je je BTW-nummer ontvangt, stuur je gecorrigeerde facturen naar je klanten (of een aparte melding met het nummer)
• Je bent wettelijk verplicht om vanaf dag één BTW te berekenen, dus bereken en vermeld BTW op je facturen vanaf het begin

Het BTW-nummer wordt met terugwerkende kracht uitgegeven tot je startdatum als ondernemer. Alle BTW die je berekent vóór ontvangst van het nummer is geldig.

Waar je je BTW-nummer moet vermelden

Op elke factuur

De Nederlandse wet vereist je BTW-identificatienummer op elke factuur die je uitreikt. Een factuur zonder geldig BTW-nummer is technisch gezien geen geldige factuur, en je klant kan mogelijk de BTW niet terugvorderen.

Op je website

Als je een website hebt, moet je je BTW-id op een zichtbare plek vermelden — meestal in de footer, op een contactpagina of op een juridische/imprintpagina. Dit is vereist door Nederlandse en EU-wetgeving.

Op EU-grensoverschrijdende facturen

Wanneer je diensten verleent aan bedrijven in andere EU-landen, is je BTW-id essentieel. Je klant gebruikt het om je BTW-status te verifiëren via het VIES-systeem (VAT Information Exchange System) dat wordt beheerd door de Europese Commissie.

BTW-nummers controleren en verifiëren

Je eigen nummer

Je kunt je BTW-nummer verifiëren via:

• Mijn Belastingdienst Zakelijk — inloggen met DigiD
• De brief van de Belastingdienst

Nummers van klanten of leveranciers

Voordat je een BTW-nummer van een EU-klant of -leverancier accepteert, verifieer je het via het VIES-systeem (beschikbaar op de website van de Europese Commissie). Dit is vooral belangrijk voor grensoverschrijdende transacties waarbij je de verleggingsregeling (reverse-charge) toepast.

BTW-nummer en de KOR

Als je kiest voor de KOR (kleineondernemersregeling), ben je vrijgesteld van het berekenen en indienen van BTW. Je behoudt echter wel je BTW-nummer — het wordt niet geannuleerd.

Onder de KOR:

• Je berekent geen BTW op je facturen
• Je dient geen kwartaal-BTW-aangiften in
• Je kunt geen voorbelasting terugvorderen (BTW op je zakelijke aankopen)
• Je facturen moeten vermelden dat de KOR van toepassing is

Je BTW-nummer blijft actief voor het geval je later de KOR verlaat.

Wijziging van je bedrijfsactiviteiten

Als je bedrijfsactiviteiten aanzienlijk veranderen na inschrijving (bijv. je voegt een nieuwe bedrijfstak toe of je hoofdactiviteit verschuift), moet je je KVK-inschrijving bijwerken. Dit kan leiden tot een beoordeling door de Belastingdienst, maar je BTW-nummer blijft over het algemeen hetzelfde.

Uitschrijving

Wanneer je stopt met je bedrijf:

1. Schrijf je uit bij de KVK
2. De Belastingdienst deactiveert je BTW-nummer
3. Dien een laatste BTW-aangifte in over de periode tot je uitschrijvingsdatum
4. Je kunt het BTW-nummer na uitschrijving niet meer op facturen gebruiken

Als je later opnieuw een bedrijf start, ontvang je een nieuw BTW-nummer.

Veelgemaakte fouten

1. Wachten op het BTW-nummer voordat je begint — Je kunt direct na KVK-inschrijving beginnen met werken en factureren. Stel niet uit omdat de brief nog niet is aangekomen.
2. Het verkeerde nummer op facturen gebruiken — Gebruik het BTW-identificatienummer (met NL-prefix), niet het omzetbelastingnummer. Het omzetbelastingnummer is alleen voor communicatie met de Belastingdienst.
3. Het BTW-nummer niet op je website vermelden — Dit is een wettelijke verplichting, geen optie.
4. Niet vanaf dag één BTW berekenen — Zelfs voordat je je BTW-nummer ontvangt, moet je BTW op je facturen berekenen (tenzij je KOR-vrijgesteld bent).
5. BTW-id verwarren met KVK-nummer — Dit zijn twee verschillende nummers van twee verschillende organisaties. Beide moeten op je facturen staan.

Wat nu te lezen

• Het Nederlandse BTW-systeem — Hoe BTW werkt, tarieven en vrijstellingen
• KVK-inschrijving — Het inschrijvingsproces dat je BTW-nummer in gang zet
• Kwartaal-BTW-aangiften — Hoe je je BTW-aangifte indient